Eu sei que ter um sistema de produtividade todo automatizado e fazer as coisas com pouco esforço e de modo ágil é um grande objetivo de quem é apaixonado por métodos e apps de produtividade.

Mas a grande realidade da maioria dos profissionais do conhecimento e criativos é a seguinte:

Não há tempo para ficar testando tantos apps quanto eu que sou expert no assunto.

Para esse tipo de profissional eu sempre indico começar pelo sistema MAIS SIMPLES de produtividade que existe, que eu chamo de Sistema CORE.

Um sistema core é criado apenas com os apps essenciais para a gestão da vida, apps que não podem ser removidos da sua rotina, caso contrário você começa a ter uma redução considerável da sua capacidade produtiva.

Como identificar um core app?

Essa é uma dúvida muito frequente de seguidores, alunos e mentorados:

"Qual app é essencial pra mim Léo? Por onde começar?"

Um core app possui além de funcionalidades essenciais pra tua produtividade, mas também integrações importantes com outros apps essenciais do teu sistema de produtividade.

Lembre-se: Um bom sistema de produtividade deve ser fácil de usar e difícil de evitar.

Exemplo:

Notion é um core app no meu sistema, e apesar de eu não fazer mais a gestão da minha vida pessoal nele, eu não o removi da minha rotina empresarial, pois ele é o app que possui a maior quantidade de integrações que eu preciso pra manter a operação do meu business sustentável e fluida.

E ele possui todas as funções essenciais para gerenciar um negócio criativo:

• Bancos de dados bem estruturados para armazenar e compartilhar documentos, materiais, conteúdos, etc;

• Automações Avançadas;

• Um Calendário Universal;

• Um bom sistema de comunicação em equipe;

• Várias opções de acesso e restrição de dados;

• Espaços em equipe.

Remover o Notion da minha vida vai causar um impacto imediato no gerenciamento do meu dia a dia, já que existem poucas alternativas no mercado que possua o que o Notion possui de uma maneira personalizável e com preço mais acessível.

Quais são os core apps que eu mais indico para um sistema simples, eficiente e sustentável a longo prazo?

Uma característica comum de todos os core apps que eu indico pra esse sistema base é a simplicidade genial.

São aqueles apps que se sobressaem no quesito facilidade e agilidade de aprender e executar as ações essenciais do dia a dia.

Então vamos aos apps...

Mem, Capacities, Miro e Notion para organização do conhecimento

A organização do conhecimento tem 4 pilares:

1. Pensamento Raso

2. Pensamento Profundo

3. Pensamento Visual

4. Pensamento Colaborativo

Mem se destaca no pensamento raso pelo seu sistema de captura global de informação com um simples atalho sem precisar abrir o app, além de poder pesquisar dentro do teu segundo cérebro e copiar essa informação pra outros lugares com fluidez. Ele não exige curva de aprendizado e organiza tudo automaticamente pra você.

Capacities é o app essencialista mais completo que já usei, você consegue categorizar a informação em objetos, já capturar a informação de um jeito organizado, possui o melhor sistema de busca que já testei, e o app mobile mais fluido e completo que já usei dessa categoria.

Capacities e Mem aceitam envio de informação via e-mail, o que me permite alimentar os dois ao mesmo tempo com um único e-mail.

Miro é meu escolhido para app de pensamento visual pela sua elegância, possui todos os objetos visuais que gosto de usar nos meus slides aplicáveis. Ele se integra com Google Meet, Notion, e muitas outras, além de me permitir criar templates compartilháveis (algo que facilita demais meu dia a dia com alunos e mentorados).

Notion é meu app colaborativo pois possui o sistema de documentação mais completo, personalizado e integrado do mercado. Tudo nele é fácil de editar e compartilhar, que são as duas coisas essenciais que preciso no meu trabalho colaborativo.

ChatGPT-4 para estruturação de informações mais avançadas e complexas

Essa poderosa LLM possui inúmeras funções essenciais pro meu dia a dia fluir de modo ágil como: Reconhecimento de texto em imagem (OCR), Análise de PDFs e Planilhas em .csv, etc.

Todoist para gestão de projetos e tarefas individuais e em equipe

Se destaca pela captura rápida em linguagem natural, pela conexão bidirecional com o Google Agenda, Espaço em Equipe e Inbox Organizada.

Funções essenciais para uma gestão de projetos fluida e eficaz.

Notion Calendar como calendário Universal e Gestão de Foco

A experiência de agendamento é feita rapidamente via atalhos ou um clique rápido na aba direita. Você consegue desde marcar reuniões rapidamente quanto mandar seus horários para agendamento automático com pessoas do Brasil ou fora dele usando a função de fuso horário.

Na versão desktop você consegue configurar um atalho global para acessar seu calendário e entrar em reuniões sem nem precisar abrir seu calendário.

Google Drive para armazenamento de arquivos pessoais e business

Aqui você pode optar por dropbox, One Drive ou ICloud, desde que possua um sistema organizado e seguro para armazenar, pesquisar e reutilizar seus arquivos digitais.

WhatsApp Business

Hoje em dia a maioria da comunicação é feita via Whatsapp, as pessoas tem aberto cada vez menos os e-mails. Além de que a maioria dos apps de produtividade já permitem compartilhamento de mensagens via chatbot, o que facilita a manutenção de um CRM e de extrair informações valiosas das suas conversas.

Com esses apps você obterá 80% dos resultados com 20% do esforço

Eles cobrem a maioria das necessidades de uma "pessoa normal" de uma forma simples e integrada e exigem baixa curva de aprendizado.

Implemente o Sistema de Produtividade Essencialista na sua rotina e vá do caos ao hiperfoco em poucas semanas

Chega de ficar batendo a cabeça com apps complexos e cair na armadilha do objeto brilhante e ficar testando centenas de apps ao invés de fazer seu trabalho.

Deixe esse trabalho para um profissional e foque somente na implementação de um sistema simples, eficiente e sustentável na sua vida, apenas com apps essenciais e a possibilidade de ir evoluindo pra sistemas mais avançados ao longo do tempo sem estresse.

A partir do sistema base você consegue criar qualquer sistema mais completo e avançado de produtividade.

Faça parte da EPAE ainda hoje e transforme o modo como você se relaciona com a informação e aplica seu conhecimento para avançar em todos os seus projetos.