Não é sobre amar um app, ou tentar usar um app pra tudo

Vejo muitas pessoas usando Obsidian ou Notion pra tudo, mas será mesmo que eles são eficientes nisso? Depende de cada pessoa!

Na minha experiência como um usuário Notion por 5 anos, é que eu me sinto muito mais produtivo com meu novo sistema de produtividade essencialista do que me sentia com o meu sistema centralizado no Notion.

E em termos de cansaço mental, me sinto muito menos cansado ao fim do dia, justamente pelo meu fluxo de trabalho e aprendizado estar sem atritos.

Então fica aqui comigo que o papo vai ser bom!

Por que eu mudei de opinião?

Antes eu defendia muito a questão de ter um app central e isso até causou confusão em alguns seguidores e alunos.

Mas a vida é isso, é mudança de necessidades o tempo todo, neste momento com um bebê e uma família de 3 crianças pra cuidar eu preciso de um elemento crucial no meu trabalho: Velocidade!

Trabalhando com velocidade eu consigo executar o mesmo trabalho que eu levava 6 a 7h pra fazer em 4 ou 5h.

E o Notion não me entrega isso, vou destacar os principais problemas que resolvi no novo sistema:

• Carregamento de páginas muito pesado (lentidão);

• Sistema de pesquisa sem muitos filtros (demora para encontrar arquivos);

• Experiência Mobile Limitada:

  • É muito difícil pra carregar um banco de dados no mobile, e isso me força a ficar criando views pra mobile a todo momento (gasto de tempo que eu não quero ter mais).

  • Eu não consigo executar nenhuma ação rápida via widget, tudo precisa carregar o app;

• Não funciona offline: Tem dias que estou sem conexão e preciso trabalhar, com o Notion isso não funciona;

O único jeito de resolver esse quebra-cabeça era pegar a melhor ferramenta pra cada função e coordenar elas dentro de um fluxo de trabalho e estudos.

Removendo a necessidade de um all-in-one (um app pra tudo)

A única razão pra usar um app pra tudo é diminuir a troca de contextos entre apps. Mas eu resolvi facilmente esse problema usando o Flow Launcher.

A 1ª ferramenta essencial do meu sistema de produtividade essencialista.

Com um simples atalho alt + espaço eu abro uma barra de pesquisa global, e ela funciona para pesquisas tanto internas no meu computador quanto externas dentro de alguns apps que possuem integração via plug-ins.

A grande sacada aqui é organizar bem sua aba de favoritos do navegador, dessa forma com um simples comando f que eu personalizei no meu launcher eu consigo acessar páginas que eu acesso com frequência, e isso me permite abri-los com velocidade sem precisar abrir meu navegador e ficar procurando na barra de favoritos.

Capacities como gerenciador de conhecimento pessoal

O Capacities se tornou o gerenciador de conhecimento mais veloz que já testei até o momento.

Com a integração direta com o Whatsapp eu capturo de tudo via chatbot, principalmente conversas valiosas, prints, áudios, etc.

Só nesta função o Capacities já ganha de lavada do Notion em termos de facilidade e velocidade.

Diário: A inbox eficiente do Capacities

Todos esses arquivos ficam salvos na nota diária com a data em que foi salvo no gerenciador, ou seja, fica muito fácil de encontrar e eu sempre tenho uma inbox que se renova diariamente, ao invés de ter uma inbox central como o Tana por exemplo.

Primeiro que o Notion nem possui essa função de calendário, muito menos integração com Whatsapp, o que faz mais uma vez o Capacities ter vantagem.

Pesquisas Avançadas no Capacities

O app possui um sistema de pesquisas por:

• Tipo de Objeto (minha favorita) -> Digite / + nome do objeto

• Tags -> Digite # + nome da tag

Isso me economiza muito tempo diário, pois se eu não lembrar o nome de um arquivo, basta lembrar da tag ou do tipo do objeto que fica mais fácil e ágil de encontrar.

Reaproveitamento de trabalho usando objetos

No Capacities eu não preciso reescrever nenhuma informação, basta transformar em pequenos blocos de info, que eu chamo de notas atômicas.

Desta maneira eu consigo escrever vários conteúdos ou copyes em questão de segundos usando blocos embedados.

Todas essas funções do Capacities me economizam horas diárias que eu uso com sabedoria pra aumentar minha capacidade produtiva, ganhar mais dinheiro e passar mais tempo livre com minha família.

A meta é dinheiro no bolso e tempo livre com a família, sempre!

Eu também uso o Capacities para gerenciamento de prints e imagens

Como a ferramenta já salva as imagens em separado, fica muito fácil fornecer alguns dados para imagens mais importantes, e facilita a adição dessas mesmas em arquivos que produzo diariamente.

Tick Tick como gerenciador de tarefas pessoais

O Tick Tick é o meu queridinho quando o assunto são projetos e tarefas pessoais. Uma das suas funções mais úteis é a barra global de captura de tarefas. Recurso que o Notion não possui.

Através dela eu capturo tarefas enquanto estou usando outros apps, e desta forma eu nunca perco o foco do que estava fazendo.

O Notion sempre me forçava a abrir o app, perder mais tempo que o necessário pra gerenciar tarefas e voltar ao foco.

Outra função que me traz fluidez é o reconhecimento inteligente que é capaz de reconhecer data, prioridade e em qual lista a tarefa será salva com simples atalhos:

• ! para prioridade

• ~ para lista

• DD/MM/YY e HH:MM para dia e hora

• hoje, amanhã, semana também são reconhecidos facilmente

No Mobile o Tick Tick se torna ainda mais valioso

• Ele integra com a Siri, então se eu estiver meio longe do meu celular ela ainda executa o comando;

• Tem um widget direto na minha tela de bloqueio, que é a captura mais rápida do mundo para tarefas;

• Ele também possui captura de tarefas em áudio;

• Possui widgets de lista de tarefas separadas por dia, isso deixa meu flow muito simples e ágil para consultar o que pode ser feito hoje e o que posso reagendar pra amanhã.

Ágil e simples, é isso que esse app entrega pra mim, tudo que preciso.

Para projetos da empresa eu utilizo ClickUP, você pode ver em mais detalhes neste vídeo aqui no card.

Google Fotos para gerenciamento de fotos e vídeos

Outro app valioso pro meu flow pessoal, tendo em vista que sou um criador de conteúdo e preciso usar várias imagens e vídeos por dia.

O Google Fotos possui reconhecimento de rostos, isso facilita a busca de momentos específicos da minha vida.

Ele também me permite criar álbuns compartilhados o que facilita no dia a dia quando alguém me pergunta: "Passa a foto" ou "Passa o vídeo".

Normalmente eu faço o download de algumas imagens que utilizo sempre e salvo na pasta de recursos usando o método PARA de organização de arquivos, você pode checar como eu faço neste vídeo no card.

Eu também uso o Google Fotos como um diário de momentos, deixando o Widget na tela inicial do meu celular, o que me faz lembrar de momentos significativos da minha jornada e me fornecer motivação constante.

Outros arquivos são salvos direto no Google Drive.

Readwise + Reader para consumo de conteúdo

Pra produzir um grande trabalho eu preciso de boas referências e informações valiosas.

Criatividade é uma mistura entre bons inputs e a sua própria perspectiva sobre um assunto.

E existem 2 apps essenciais no meu flow de consumo de informação: Readwise e o Reader do próprio Readwise.

No Readwise eu coleciono todas as anotações dos livros que leio, tanto no Kindle, quanto físico.

Já no Reader eu coleciono artigos, PDFs e Vídeos que vão chamando minha atenção durante a semana e eu deixo eles prontos pra consumir assim que me sobrar um tempinho, mas normalmente eu consumo conteúdos aos domingos.

Não gosto de perder meu foco e nem gastar energia durante a semana com esse tipo de atividade.

Esses 2 apps combinados alimentam grande parte do meu cérebro digital no Capacities, me fazem consumir conteúdos no Flow, sem precisar ficar parando pra anotar nada, já que no Kindle quando eu destaco algo já em direto pro Readwise.

O Capacities ainda não possui integração direta com o Readwise, se não eu já conseguiria colocar tudo diretamente no cérebro digital como eu fazia com o Notion. Mas é algo que o app terá no futuro.

Para rastreamento de hábitos eu uso o Habit

Usar um app especializado em rastreio de hábitos me evita o gasto de energia tentando desenvolver isso com fórmulas complexas no Notion, ele já vem com todas as funcionalidades essenciais de hábitos como:

• Frequência semanal;

• Checklist de hábitos do dia: Só aparecem os hábitos que de fato serão feitos no dia, algo que não tem como fazer no Notion de maneira simples;

• Os widgets de progresso ficam visíveis no meu celular;

• E o gráfico compartilhável é muito visual;

Outra alternativa seria usar o habit tracker do próprio Tick Tick, que também é bem completo. Eu só uso o Habit porque eu peguei uma promoção de acesso vitalício, então se por acaso eu não assinar mais o Tick Tick eu não preciso me preocupar com os dados dos meus hábitos.

Ainda continuo na busca de um app para finanças

Mas creio que irei construir um sistema financeiro simples dentro do Tick Tick ou do ClickUP, são passos futuros pro meu sistema evoluir em eficiência.

Por hora ainda controlo minhas finanças no meu planner financeiro no Notion.

Conclusão

Como você deve ter percebido a maioria das coisas no meu flow de trabalho e aprendizado está automatizado, possui integrações diretas com outras ferramentas, e possui a facilidade de atalhos globais e widgets no celular.

Me trouxe capacidades que eu nunca tive com o Notion, sem precisar da complexidade do Notion de ter que ficar construindo tudo do zero sempre que eu precisar.

Meu foco é criar e produzir ao máximo, com muita velocidade e fluidez, e colocar dinheiro no bolso o mais rápido possível e em grandes quantias.

E pra isso acontecer é necessário trabalhar e estudar com inteligência e eficiência.

Se você quiser implementar esse sistema em detalhes na tua vida, te indico a fazer parte da Escola de Produtividade e Aprendizado Essencialistas.

Lá você tem todas as jornadas de implementação com cursos práticos e rápidos, mas também tem encontros semanais AO VIVO conosco se aprofundando em temas específicos desse sistema.

Grande abraço pra você, e nos vemos no próximo vídeo ou na EPAE.